婚禮企畫,其實就跟一般的活動專案企畫差不多,同樣都要考慮到人事時地物,但唯一不同的地方在於,新人自己身為婚宴的PM,自己是主角、也是導演。 跟公司辦活動是不一樣的,你有太多無法掌控的臨時狀況,以及親朋好友肯配合的狀況,畢竟指揮親朋好友,不比公事上指揮同事來的容易。然而,許多婚宴會現場 慌亂失措,大部分都是事前沒有完善的籌備,我不敢說我有籌備的多麼完善,但我盡可能想到每一個人該做什麼、該怎麼做,至少讓流程在可以被控制的情況之下進行。

想要什麼樣子的婚禮?

企畫的本質在於掌控人、事、時、地、物,但在掌控這些東西的前提,必須先確認整個活動流程究竟為何?而在確認活動流程之前,又必須確認清楚『自己想要的婚宴究竟是什麼?』。

這個問題相當複雜,但是,若沒有釐清楚自己想要什麼,絕對無法發想出接下來的流程,更別提細節規劃了。至於,該如何去知道自己想要什麼呢?多參考他人的婚 禮,絕對可以跟另一半討論出一個大方向吧!例如,我跟老爺有很明確的共識,「絕對不要有一堆人在前面講話,新人、家長絕對不要被罰站,婚禮中要跟朋友有互 動,要給朋友一個很難忘很特別的晚宴。」

企畫過程,需多一點想像。

接下來,思考一下,迎娶該怎麼進行?在女方家該做些什麼?除了新人之外的其他人要幹嘛?有什麼東西要準備?禮車行進路線?到男方家要做些什麼?什麼人要幫忙拿東西到男方家?從男方家到飯店該如何配車?其他的工作人員該怎麼去?

不要只想到「我要一個戶外婚禮」,但卻不繼續想,紅地毯該怎麼走,走完之後該做些什麼,觀禮的朋友可以做些什麼,現場音樂場地該如何控制,誰來控制等等細節。因為,企畫的重點在於細節的執行,想的越完整,才能夠發揮企畫的價值。

以上這些,就是流程,也是婚禮企畫過程中最麻煩的地方,因為活動過程涉及太多工作人員,不僅只是新人的伴郎、伴娘、父母親,還有司機、收禮金、招待、以及任何一個跟婚禮有關係的人,企畫過程都必須想清楚這些人該怎麼做?做些什麼?有問題該找誰?誰來決定?

這就是企畫的精神所在,你需要先經過想像,設想一下當時可能會發生的任何情形,考慮到所有狀況後,將你的想像依文字實現出來。

留意容易忽略的小細節

由於我是訂結婚同一天,企畫書中包括文定、及迎娶,以及晚上婚宴兩大部分。我將每一個流程當中,該如何進行,誰應該做些什麼,大家的交通方 式,如何進行儀式,誰要幫忙留意小細節等都寫的清清楚楚。例如,文定儀式中安排了一個新娘送男方小禮物的過程,我會考慮到男方親友一直拿著小禮物不方便, 而特別準備了袋子請老爺的外甥女要記得幫忙大家把東西收起來。諸如此類的細節,必須在事前去想像一下當時的畫面,就會發現還有很多沒有注意到的地方。

我覺得,文定迎娶的過程當中,另外一件麻煩事應該是交通問題,尤其在老爺他們家這種完全沒有人有車子的情況之下,交通更是要考慮周全。不過還好,公婆他們 並不想麻煩太多人,也能夠接受坐計程車,因此,我們只需要考慮好從女方家到餐廳,他們的配車情形,誰幫忙叫車等問題。若是一下子出了太多輛車子,每個人該 怎麼坐車,車子該停哪裡,這些細節才是麻煩的開始。

婚禮的工作人員,難免要給點小紅包感謝一下。但忙碌之餘,經常容易遺忘何時該給紅包,或者,找不到恰當的時間給紅包。這一點,也必須納入考量之一,在什麼時間點給紅包,最不尷尬,最恰當,在企畫書中也必須明確寫出來。例如,禮車司機的紅包,應該在開車前,還是開車後給呢?

婚宴人員分配小組

最緊張刺激,應該是婚宴吧!婚宴的人員分配,大致可以分類成以下幾組。
  •  
    • 總招待:負責決定現場與餐廳之協調、桌數、以及掌控婚禮進行時間。建議通常為較親近的長輩。
    • 招待組:負責男女雙方親友接待。男女雙方之各階段好友。
    • 總務組:負責收禮桌、禮金、記帳。最好是銀行工作或者對數字敏感者。需派一位長輩專門保管禮金。
    • 器材組:負責當天麥克風、喇叭、NB、投影機等測試
    • 美工組:負責收禮桌、謝卡桌、會場等布置,找點有美感的朋友協助
    • 攝影組:負責錄影、攝影
    • 活動組:主持人,負責開場,串場,要夠活潑能夠帶動氣氛的朋友。
    • 機動組:一群可供隨時差遣的好朋友
伴 郎與伴娘也可以適時的擔任以上的角色,這些分工一旦明確,至少大家就不置於慌張失措。接下來,開始繼續想像,婚宴前,籌備的過程還會發生哪些事情?喜餅的 分裝,誰要來幫忙?婚禮中需要的材料,放在哪裡?婚禮中誰要負責拉彩帶,吹泡泡球?音樂播放誰要負責測試?還有,伴娘、工作人員的喜餅該怎麼給?紅包該何 時給?禮物何時給?把所有想到的工作項目列出,再分派給指定的組別。

新人要想的不僅如此,更要貼心的為工作人員準備好他們所要用到的東西,設想好流程,不要讓工作人員反過來幫新人想接下來該怎麼做,畢竟,人家是義務來協助 幫忙,給他明確的任務指令,才不至於造成別人的困擾,反而失禮。

總招待的任務相當重要,通常必須由一位相當親近的長輩來擔任,或者是一位相當瞭解流程的好友。他必須擔任婚禮與飯店的協調溝通窗口,決定哪些桌要開,哪些 桌不開,何時婚宴開始,上菜的速度,現場的臨時狀況等等,相當於活動中的總指揮,因此,這個人必須相當慎選!

別忽略了伴郎與伴娘

最 常發生一個狀況,伴郎、伴娘、小花童跟著新人走完紅地毯後,不知所措的不知道該往哪一個方向繼續前進?應該駐留在哪裡?應該回到哪一個位置上?別忘記了, 伴郎伴娘與小花童,也是你們的演員之一,身為導演的你們,必須為他們設想的更周全。事前忘了在事前就必須跟伴郎/娘、以及小花童溝通好,等等走完紅地毯 後,該往哪一個地方回到位置上,別讓你的伴郎伴娘很糗的不知如何是好。

別對婚禮的實際狀況期待太高

寫 了這麼多,老實說,我們的婚宴並不是辦的多麼美好,中間仍然凸搥不少,更發生了讓我一生難以挽回的錯誤。朋友寫給我的祝福小卡,被飯店弄丟了,已經送給雙 方父母親的花束,被飯店弄丟了。對於這一點,我很生氣,但也無法挽回,畢竟那是我們值得留念的東西,但就因為自己的一個不注意,加上飯店的粗心,導致這樣 的結果。

如此辛苦的事前準備,現場一定難免不了發生意外中的事情,許多新人會因為當天的突發狀況處理不當,或者餐廳飯店配合不佳,而把自己氣的半死。只能說,事前 準備萬分,當天就順其自然,隨機應變吧,只要事前有規劃清楚,現場應不至於發生太大問題才是,別讓一些小意外,壞了自己的情緒,讓喜事蒙上陰影。

不過,確實有了詳盡的企畫書,讓彼此家人不用過多的溝通,看文件就能清楚明瞭當天的流程,我也省了很多口水去描述我的想法,就像公公說的,按表操課就對 了!公公很讚賞我的這一份詳盡企畫書,他最喜歡這種有條有理的感覺了,即使,我沒有真的寫的多完善,但是,當我完成後,彷彿我就可以完整的幻想出,婚禮會 長成什麼樣子了。



最後,分享個人的婚禮企畫書,我已經先將工作人員人名部分拿掉,留下主要的結構以供參考。不過呢,僅供參考而已,我們的文定及迎娶儀式並不是依照傳統,有 些步驟都省略帶過,因此,在儀式部分,還是依照各家的習俗不同而定。如果對於哪一部份有問題,歡迎討論喔,希望我能夠盡可能幫上什麼忙啦!

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